Secrétaire de Direction F/H
- Publié le 17/04/2024
A propos de Nous
Au cœur de la région Occitanie Ouest et d’une agglomération au taux de croissance démographique soutenu, le Centre Hospitalier Universitaire (CHU) de Toulouse est la structure sanitaire de référence sur son territoire, reconnu au niveau national comme le 1er établissement public hospitalier de France (dernier palmarès du journal Le Point).
Constitué de plusieurs sites répartis au nord et au sud de la ville, le CHU de Toulouse est un des premiers employeurs de la région, accomplissant ses missions de soins, de prévention, d’enseignement et de recherche grâce à près de 4 000 médecins et 12 000 personnels hospitaliers (soit près de 16 000 personnes au service de la santé). Il prend en charge environ 280 000 patients et réalise 900 000 consultations externes chaque année, ce qui le situe au quatrième rang des hôpitaux français en matière d’activité.
Le CHU de Toulouse propose divers profils au sein de ses 14 pôles médicaux, ses 5 pôles-médico-techniques mais également dans ses directions supports (administration générale, ressources matérielles et recherche)
Le CHU de Toulouse recrute en CDD de 6 mois, un Secrétaire de Direction F/H.
Votre mission, si vous l'acceptez
Rattaché(e) à la direction générale, vous aurez pour principales responsabilités:
d'organiser la réception, le traitement et le suivi des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers pour la direction
d'être garant de la circulation de l'information au sein de la direction
Coordination du secrétariat : assurer le suivi de l'information et l'évolution des dossiers, renseigner les interlocuteurs
Accueil physique: renseigner et orienter les personnes(agents et/ou visiteurs) selon leur demande
Accueil téléphonique; réponse aux demandes et gestion des appels selon les cas (filtrage, renseignement et orientation, prise de RDV...)
Gestion des agendas: prise des rendez-vous et tenue des agendas des directeurs, préparation des réunions et des déplacements...
Gestion des courriers: réception du courrier entrant. Tri du courrier, envoi aux directions concernées. Archivage et classement
Rédaction : courriers et comptes-rendus de réunion, entretien...
Organisation de réunions: planification, réservation de salle, convocation, préparation aux prises de postes au sein de la direction
Gestion des outils de gestion et d'organisation: suivi des tours de garde, lise à jour des documents, gestion des listes de diffusion
Gestion "logistique" de la direction : ouverture et fermeture, réalisation de demandes de travaux, gestion du photocopieur, mise à jour de la signalétique, préparation aux prises de postes au sein de la direction
Référent(e)- gestion des fournitures : contrôle des stocks au sein du secrétariat, recensement des besoins, réalisation de la commande, réception des commandes et distribution
suivi des courriers transmis à la signature de la direction: réception, mise à la signature, corrections et diffusion, archivage
Le profil que nous recherchons
Formation Bac +2 minimum (BTS Secrétariat); une expérience significative sur un poste équivalent est exigée
Conditions de recrutement
Rejoindre le CHU de Toulouse c’est bénéficier :
De parcours de développement des compétences riches et de promotions professionnelles en constante augmentation (+35% en 2021)
D’un environnement de travail de qualité avec des facilités d’accès (comité entreprises-CGOS, crèches, transport)
Restaurant du personnel et repas à emporter
28 congés et 19 RTT
Intégrer le CHU de Toulouse, c’est participer au quotidien à une offre de soins d’excellence et de proximité en réponse aux besoins de la population.
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