Assistant de Direction F/H

31000 Toulouse, Occitanie
CDD

A propos de Nous

Au cœur de la région Occitanie Ouest et d’une agglomération au taux de croissance démographique soutenu, le Centre Hospitalier Universitaire (CHU) de Toulouse est la structure sanitaire de référence sur son territoire, reconnu au niveau national comme le 1er établissement public hospitalier de France (dernier palmarès du journal Le Point).
Constitué de plusieurs sites répartis au nord et au sud de la ville, le CHU de Toulouse est un des premiers employeurs de la région, accomplissant ses missions de soins, de prévention, d’enseignement et de recherche grâce à près de 4 000 médecins et 12 000 personnels hospitaliers (soit près de 16 000 personnes au service de la santé). Il prend en charge environ 280 000 patients et réalise 900 000 consultations externes chaque année, ce qui le situe au quatrième rang des hôpitaux français en matière d’activité.
Le CHU de Toulouse propose divers profils au sein de ses 14 pôles médicaux, ses 5 pôles-médico-techniques mais également dans ses directions supports (administration générale, ressources matérielles et recherche)

Le CHU de Toulouse recrute en CDD de 6 mois, renouvelable, un(e) assistant(e) de direction (F/H) à la Direction Générale, sur le site de l'Hôtel Dieu Saint-Jacques.

Votre mission, si vous l'acceptez

Véritable interlocuteur entre la Direction Générale et les interlocuteurs internes/externes, l’assistant(e) de direction aura pour missions de :

  • Organiser pour la Direction Générale la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique : renseigner et orienter, gérer les demandes

  • Assurer la gestion des agendas de la direction générale en cohérence avec les objectifs et priorités de chaque directeur

  • Gérer les déplacements ou tous autres évènements pour la Direction Générale

  • Assurer l’organisation de réunions : planification, réservation de salle, invitation, préparation des dossiers

  • Rédaction de courriers, comptes-rendus de réunion

  • Gestion des courriers : réception du courrier entrant, tri du courrier, envois aux directions concernées, suivi des courriers transmis à la signature de la direction générale : réception, mise à la signature, correction et diffusion

  • Organiser les gardes de direction : élaborer et suivre le calendrier des gardes de Directeur(trice)s, gérer la valise de garde (mise à jour hebdomadaire avec dépôt des rapports de garde) et gérer les listes de diffusion.

  • Gérer les dossiers statutaires et d’évaluation des Directeur(trice)s-Adjoint(e)s, et suivre administrativement leurs congés annuels et absences.

  • Prioriser les informations/dossiers à traiter pour la Direction Générale (messagerie, notes, documents, etc.).

  • Être en appui dans la gestion de certaines instances ou réunions (Directoire, Conseil de Surveillance, Comité de direction, Réunion de coordination sites et pôles).

  • Gérer les délégations de signature et les décisions de la direction générale.

  • Gérer les fournitures au sein du secrétariat : contrôle du stock, recensement des besoins, commandes, réception et distribution ainsi que les archives de la direction générale.

  • Organiser la gestion logistique pour la direction : ouverture et fermeture du service, gestion du matériel et des travaux,…

Le profil que nous recherchons

Être titulaire d'une formation de niveau Bac +2 en assistanat de direction, gestion administrative ou d'un diplôme équivalent.

Justifier d'une expérience en secrétariat et en gestion administrative, acquise dans le secteur public et/ou privé. Maîtriser les techniques de secrétariat ainsi que les outils bureautiques (Pack Office, Outlook).

Disposer de qualités relationnelles adaptées à la diversité des interlocuteurs et faire preuve d'un sens de l'accueil et du service.

Conditions de recrutement

Rejoindre le CHU de Toulouse c’est bénéficier :

  • D’un environnement de travail de qualité au sein de l'Hôtel dieu St-Jacques, avec des facilités d’accès (crèches, transport) et avantages sociaux (CE/CGOS, aides à la mobilité...)

  • Restaurant du personnel et repas à emporter (4,15€ le repas)

  • 25 congés + 3 jours de fractionnement et 19 RTT

  • CDD de 6 mois, reconductible

Intégrer le CHU de Toulouse, c’est participer au quotidien à une offre de soins d’excellence et de proximité en réponse aux besoins de la population.

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    En postulant à une offre d’emploi des Hôpitaux de Toulouse, responsable du traitement, et conformément aux articles 38 et suivants de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, vous nous autorisez à collecter vos données personnelles et à les utiliser dans le cadre d’un processus de recrutement et de toute procédure d’embauche. Vous disposez notamment d’un droit d’accès, de suppression, de rectification et d’opposition aux informations qui vous concernent en en vous adressant à drh-recrutement@chu-toulouse.fr.